Denken en organiseren vanuit het doel

Het klinkt logisch, maar vaak als gevolg van diverse invloeden is niet meer duidelijk wat ‘ook
al weer’ het doel van het proces was. Dit brengt vaak extra kosten met zich mee en komt de
effectiviteit niet ten goede. Sprinq kan voor u processen auditeren en verbeteren.

Een klein voorbeeld:

Bij een klant van mij waren de kosten na implementatie van een ERP systeem, in plaats
van gedaald, fors gestegen. Mij werd gevraagd deze extra kostenpost om te buigen in een
besparing. We zijn het gehele proces doorlopen van ‘zand tot klant’ en zijn begonnen bij
ontvangst goederen. De man die de inkomende goederen ontving was ongeveer 20% van
zijn tijd bezig met administratieve vastlegging. Ter info, deze man was zeer goed met het
werken met staal, maar werken op een computer was niet ‘zijn ding’. Wat meteen op viel
tijdens de observatie van zijn werkzaamheden was, dat hoewel alle inkooporders digitaal
aanwezig waren in het nieuwe systeem, deze man van elke inkooporder een kopie (op
briefpapier!) kreeg van de afdeling inkoop. Hij had hiervoor een heel systeem met diverse
ladekasten. Een voor open orders, een voor deel ontvangsten en een voor afgewerkt orders.
Tijdens het interview met deze man vertelde hij dat het hem nogal stoorde dat, indien
inkooporders gewijzigd werden, deze informatie niet goed bij hem terecht kwam. Ik vroeg
hem naar het doel van deze administratie en vroeg hem of er ooit mensen kwamen vragen
naar zijn uitgebreide papieren administratie. Hij vertelde dat hij die inkooporders nodig had
om te weten of dat wat hij ontvangen had ook klopte met de inkoop, maar dat niemand ooit in
zijn archief kwam kijken.

Aan het einde van de dag boekte hij de ontvangsten in, in het nieuwe systeem. Het viel me
op dat hij ellenlange pakbon nummers in aan het voeren was, maar ook dat hij het verkeerde
nummer invoerde. Ter illustratie, dit waren nummer van 15 cijfers en letter, wat deze man
circa 1 minuut per ontvangst kostte. Ook hier vroeg ik hem wat het doel was van deze
exercitie, waar deze man zichtbaar een hekel aan had. Hij vertelde me dat hij dat niet wist,
maar deze data invoerde omdat het ‘systeem’ daar om vroeg.

Na overleg met de afdelingen administratie en inkoop hebben we de volgende verbeteringen
doorgevoerd:

1. De man kreeg in plaats van alle inkooporders op papier een printer zodat hij ‘s morgens
zijn te ontvangen orders selectief kon afdrukken. De gehele papieren administratie werd
hierdoor drastisch gereduceerd.

2. Omdat niemand iets met de pakbon informatie deed, hebben we ook deze stap
geëlimineerd. Waarom iets vastleggen zonder doel!?

Door deze twee verbeteringen (die samen in 1 dag gerealiseerd werden), ging de
administratieve ballast van deze man van circa 1 uur per dag terug naar tien minuten per
dag. De man kon weer doen waar hij goed in was en de frustratie/ruzies tussen hem en
afdeling inkoop waren verleden tijd.

Door het gehele bedrijf waren talloze processen aanwezig die verspillingen hadden zoals
hierboven beschreven. Door middel van relatief eenvoudige ingrepen hebben we de
besparingen snel kunnen behalen en het werkplezier kunnen vergroten.